뉴스레터 20주 리뷰 (2)
지난 스무 번 동안 뉴스레터를 만들다 보니 만드는 과정에 어느 정도 체계가 생겼습니다. 이를 소개합니다.
이전 글에서 계속됩니다.
이전 뉴스레터 20주 리뷰 (1)에서는 왜 갑자기 멀쩡한 위키와 블로그를 놔두고 뉴스레터를 시작하게 되었는지, 또 그 동안 뉴스레터를 어떻게 써 왔는지 처음 예상보다 훨씬 긴 글로 소개했습니다. 그럼 이번에는 지난 20호에 걸쳐 같은 일을 반복하며 뉴스레터를 준비하고 작성하고 또 공유하는 과정에 체계에 따른 절차를 정립하게 되었는데 이를 소개해 보려고 합니다. 이전에 그저 그때그때 든 생각을 글로 남기기만 할 때와는 조금은 다른 관점과 방법으로 글을 공유하는 웹사이트를 운영하고 있는 셈인데 블로그에 규칙적으로 글을 써 보시려는 분들께 어쩌면 도움이 될 수도 있지 않을까 싶습니다.
여러 글을 통해 주로 팀 단위로 일할 때 작업을 관리하는 도구인 지라를 일상 생활의 할일관리에 사용한다고 소개해 왔습니다. 비록 지라는 썩 예쁘지는 않고 또 다루기 아주 간단한 편은 아니지만 온갖 요구사항을 반영할 수 있도록 온갖 동작을 커스텀 할 수 있을 뿐 아니라 지라를 사용하는 일을 하고 있다면 일 때문에 다루는 지라를 일상 생활을 통해 더 자주 다뤄 지라를 사용하는 다양한 방식을 시험해 보고 업무에 지라를 사용할 때 더 익숙하고 더 유용하게 사용할 수 있는 기회가 됩니다. 또 한 가지 일을 계속해서 이어 가기 힘들다면 지라 같은 강력한 작업 관리 도구를 통해 한 가지 커다란 목표를 아주 자잘한 태스크로 나눠 그 하나하나를 짧은 템포로 수행해 가면서 짧은 호흡의 일을 반복할 뿐이지만 결국 그 짧은 일이 모여 큰 목표를 달성할 수 있습니다.
Thinking Machine 뉴스레터와 블로그를 운영하는데도 지라를 사용하고 있는데 뉴스레터를 운영하기 이전에도 글 쓸 거리를 메모하는데도 지라를 사용하고 있었습니다. 개인적으로 ‘메모’는 결국 어떤 형태로든 ‘실행해야 하는 어떤 일’과 연결된다고 생각합니다. 가령 회사에서 ‘이번 주까지 법인카드 사용내역을 입력해 주세요’라는 공지사항을 읽고 메모를 남겼다면 이는 단순히 메모가 아니라 ‘실행해야 하는 일’입니다. 만약 단순히 이 공지사항을 메모에 남겨 놓았다면 이 메모는 아무 역할도 하지 않기 때문에 깜빡 하고 아무것도 하지 않은 채 기한을 넘겨 재무 부서에 가서 싹싹 빌어야 하는 상황을 맞이할 수 있습니다. 하지만 이 메모를 전통적인 메모 대신 지라 태스크로 만들어 두면 지라 태스크는 근본적으로 상태를 바꿀 수 있는 메모이기도 해서 메모가 단순히 메모에 머물지 않고 ‘해야 하는지 검토해야 하는 것’으로 바뀝니다. 그래서 어지간한 짧은 메모 역시 지라에 태스크 모양으로 남기기 시작했고 일상 생활을 하며 드는 여러 생각을 짧게 지라에 태스크 모양으로 남겨 나중에 이 태스크를 다시 눌러 글로 만들어 오고 있었습니다.
그런데 매주 뉴스레터를 발행하다 보니 그냥 글을 써서 공개하던 때에 비해 신경 쓸 일이 좀 더 많아졌습니다. 가령 새 뉴스레터를 작성하려면 뉴스레터 커버스토리 하나에 포함될 글 다섯 개를 쓰고 또 다른 글 중에서 선정해야 했고 이들을 하나로 묶을 태그를 생성하고 태그에 맞는 이미지를 만들어야 했으며 뉴스레터 한 회에 포함될 글들이 모두 같은 뉴스레터 태그에 의해 조회 되도록 설정하고 뉴스레터 발행 전후에 뉴스레터가 발행 되었음을 소셜 네트워크 서비스에 공유하고 또 구독자가 아닌 분들께 현재의 글을 미래에 공유하기 위한 설정도 해야 했습니다.
이 과정의 일부는 자동화 할 수 있었지만 전체를 자동화 하기는 어려웠고 뉴스레터를 완성해 매주 금요일 오전에 발송하는 그 순간을 자동화 할 수는 없다고 생각합니다. 그런 최종 결정은 여전히 인간이 수행해야 하고 이런 절차에 실수하지 않기 위해서는 해야 할 일을 기록하고 이를 차례로 수행하며 확인하는 절차가 필요합니다. 지난 20주에 걸쳐 여러 번 반복하며 일관된 절차가 생겼고 이번에는 지난 18호 뉴스레터의 커버스토리인 처음 본 은하수와 여기 포함된 다른 글 다섯 개를 작성하고 이를 뉴스레터로 발송하는 과정을 정리해 소개하겠습니다.
뉴스레터를 작성하는 과정을 시각적으로 정리하게 된 데는 이전 아틀라시안 클라우드의 중요한 세 가지 새 기능 소개에서 소개한 2023년 올해 컨플루언스 위키에 추가된 기능 세 가지 중 하나인 ‘화이트보드’기능이 큰 역할을 했습니다. 지라를 사용하면 태스크 사이에 관계를 설정할 수 있습니다. 가령 이 태스크는 다른 태스크에 의존성이 있어 그 태스크를 먼저 완료하지 않으면 이 태스크를 진행할 수 없다고 표시하거나 여러 태스크 사이에 이들은 서로 관계가 있음을 표시할 수도 있고 또 한 태스크가 이전에 생성한 다른 태스크와 같은 목표를 가지고 있음을 표시할 수도 있습니다. 이런 태스크 사이의 연결 관계를 시각화 하면 커다란 한 가지 목표를 수행하는 구체적인 절차를 파악할 수 있는데 이전에는 이런 시각화가 쉽지 않아 지라에 업무 절차를 파악하고 정규화할 수 있는 자료를 쌓아 놓고서도 이걸 활용하기 어려웠습니다.
그런데 컨플루언스 화이트보드 기능은 요새 흔한 웹에서 플로우차트를 그리는 도구일 뿐이지만 여기에 지라 태스크를 다이어그램 모양으로 추가할 수 있을 뿐 아니라 지라 태스크 사이를 화살표로 연결한 다음 관계를 설정하면 이 설정이 실제 지라 태스크 사이에도 반영됩니다. 이 점이 정말 엄청납니다. 그 동안 지라 태스크 사이에 숨겨져 있던 정규화 할 수 있는 업무 사이의 관계를 시각화 할 수 있게 됐습니다. 뉴스레터를 발행하는 과정 역시 컨플루언스 화이트보드를 통해 시각화 해 봤습니다.
그림을 그려 놓고 보니 세로 방향으로 길어져 파악하기 쉽지 않을 수 있는데 그림 맨 위에는 letter-18 뉴스레터 태스크가 있고 이 태스크가 완료되면 18호 뉴스레터 발행을 마치고 이와 관련된 모든 작업을 완료했다는 의미입니다. 뉴스레터 하나를 완료하기 위해서는 글을 쓰는 단계부터 시작하는데 이 단계는 그림 맨 아래에서 부터 시작합니다.
그림을 맨 아래로 내려 보면 크게 Posts 그룹과 Cover Story 그룹이 있는 것을 볼 수 있습니다. 맨 아래 왼 편 Posts 그룹은 그 주 뉴스레터 커버스토리에 포함될 다섯 가지 글을 작성하는 태스크입니다. 이 때 작성하는 글은 꼭 그 주에 작성하지 않더라도 평소에 살아가며 글 쓸 거리를 지라에 메모해 놨다가 주로 토요일 오후 글 쓰는 날을 통해 짧은 제목이 대략 5천글자 전후의 글로 바뀝니다. 여기서 지난 18호 뉴스레터에 포함된 다섯 가지 글이 이런 지라 태스크에 기초해 작성되었다는 점을 알 수 있습니다.
이제 맨 아래 오른 편을 보면 Cover Story 그룹이 있는데 사실 이것도 글 쓰는 태스크라는 점에서는 Posts 그룹과 역할이 같습니다. 다만 글을 미리 써 놓다 보니 글을 공유하는 시점에 시의성이 너무 떨어지기도 해서 이미 한참 인터넷을 휩쓸고 지나간 주제나 사건에 대해 너무 늦게 말할 때가 있어 적어도 커버스토리 하나라도 뉴스레터를 발행하는 그 주에 작성해서 개인적으로나 사회적으로 너무 오래된 주제를 말하지 않도록 하려고 커버스토리는 별도로 작성하고 있습니다. 18호 뉴스레터에는 바로 전 주에 경험한 처음 본 은하수에 대한 이야기를 작성했고 실제 글을 쓴 시점은 뉴스레터를 보내기 하루 전 목요일 저녁이어서 적어도 개인적인 관점에서는 꽤 시의성이 높은 글이라고 할 수 있습니다.
그 아래에 있는 태스크는 커버스토리 끝부분에 할 말을 미리 정해 놓은 것입니다. 뉴스레터 커버스토리는 먼저 한 가지 주제에 대해 쭉 글을 쓴 다음 그 주에 함께 보낸 다섯 가지 다른 글 링크를 제시하고 그 아래쪽에 그 주에 할 말을 남기곤 하는데 만약 미리 할 말을 정해 놓지 않았다면 뉴스레터를 점검하면서 떠오르는 아무 말을 적기도 하지만 이렇게 그때 할 말을 미리 정해 놓기도 합니다. 18호 뉴스레터 하단에는 오타를 발견하면 제발 제게 알려주셔서 제 부끄러움의 총량을 줄여 달라는 이야기를 하려고 미리 생각하고 있었기 때문에 빠뜨리지 않기 위해 미리 태스크를 만들어 뒀습니다. 이렇게 해서 글 쓰는 날 태스크와 letter-18 커버스토리 태스크가 완료되면 뉴스레터에 들어갈 글이 모두 완성됩니다.
이제 Posts 그룹 위쪽으로 올라와 보면 New Tag 그룹이 있습니다. 매번 그 주에 발행하는 뉴스레터는 letter-18 형식의 같은 태그로 묶어 뉴스레터 한 호에 묶인 글 여섯 개를 한 화면에 표시하게 만들어 놓았습니다. 각 호에는 그 주의 숫자가 포함된 그림을 포함하고 있는데 고스트는 각 태그에도 대표 이미지를 설정하고 또 태그 설명을 넣을 수 있게 되어 있어 태그 링크를 다른 페이지에 임베드 하면 그림과 설명이 나타납니다. 하지만 지금 사용하는 고스트 테마인 Ruby는 태그 주소를 조회해도 이 태그에 해당하는 글이 나타날 뿐 태그 자체에 설정한 그림은 표시되지 않아 좀 아쉽기는 합니다. 미래에 각 태그 페이지에도 태그에 설정된 그림과 설명을 보여주는 테마가 있으면 그걸로 바꿔도 좋을 것 같습니다.
글 쓰는 날과 letter-18 커버스토리를 통해 글을 모두 준비한 다음에는 letter-18 뉴스레터 발행 전 광고를 합니다. 뉴스레터는 커버스토리 하나만 전체공개이고 나머지 다섯 가지 주제는 앞부분만 읽을 수 있고 전체를 읽으려면 등록 해야 하기 때문에 미리 글 제목을 공개해 관심이 있는 분들의 구독을 유도하려는 의도였습니다. 뉴스레터에 등록하면 바로 다음 날 첫 메일을 받을 수 있기 때문에 나름 경쟁력이 있지 않을까 싶었고 아주 작은 효과가 있긴 했습니다. 하지만 시간이 지나 보니 이런 방식으로는 새 구독자를 만들 수 없겠다는 생각을 하고 있어 앞으로는 이 단계를 수행하지 않을 작정입니다.
이렇게 모든 글을 쓰고 태그를 만들고 글에 태그를 설정한 다음 매주 금요일 오전에 뉴스레터를 발송하는데 정확한 시간을 정해 놓지는 않고 대략 금요일 오전에 보내고 있습니다. 이 과정을 위 그림에서 Create Newsletter 그룹에 묶어 놓았습니다. 이전에 한 번은 금요일 오전에 급한 일정이 있어 아침에 일어나자 마자 컴퓨터 앞에 앉아 뉴스레터를 발행한 다음 바로 씻고 준비해 나간 적도 있어 금요일 오전으로 느슨하게 정해 놓고 그 안에 규칙적으로 발행하는 것을 목표로 하고 있습니다.
금요일 오전에 뉴스레터 발행을 시작하면 먼저 이전 글 쓰는 날에 쓴 글 다섯 개를 공개하는데 이 글들은 메일로 보내지지 않습니다. 그저 조용히 웹사이트에 공개 상태로 바뀔 뿐입니다. 뉴스레터를 보내기 전에 여기에 포함될 글을 먼저 발행하는 이유는 메일로 보낼 커버스토리 본문에 글 링크를 첨부하려면 글이 발행된 상태여야 하기 때문입니다. 고스트는 다른 글을 카드 모양으로 임베드 할 때 그 글이 공개된 상태가 아니면 글을 카드 모양으로 연결하지 못하기 때문에 글을 공개하기 전 까지는 커버스토리 글에 다른 글을 링크할 자리를 비워 놓고 있습니다. 그래서 먼저 letter-18 뉴스레터에 포함될 글 발행하기를 한 다음 공개 상태인 주소를 letter-18 뉴스레터 본문에 구독자 전용 글 채우기를 해서 커버스토리 뒷 부분에 글을 카드 모양으로 포함합니다.
여기까지 끝나면 letter-18 뉴스레터 발행을 하는데 이 때 커버스토리가 메일을 통해 실제로 발송 됩니다. 이 작업을 지금까지 열 아홉 번 해 왔지만 여전히 그저 웹사이트에 글을 조용히 공개할 때와는 달리 상당히 긴장합니다. 오타가 있으면 어쩌나, 링크가 잘못되었으면 어쩌나, 메일이 깨져 보이면 어쩌나 등등의 걱정을 하는데 다행히도 고스트에서는 메일을 보내기 전에 테스트 메일을 보내볼 수 있어서 항상 테스트 메일을 보내 제대로 보이는지 확인한 다음 실제 발송 하고 있습니다.
뉴스레터를 메일로 발송하고 나면 구독하시는 분들께는 전달 되겠지만 기왕이면 보다 많은 분들께 이런 글이 존재한다는 사실을 알리고 싶기도 합니다. 기왕이면 구독자를 더 늘릴 수 있으면 좋을 것 같습니다. 그래서 Announce 그룹에 속한 태스크를 수행하는데 18호 뉴스레터 이전까지는 뉴스레터를 발행한 다음 수동으로 뉴스레터 발행 사실을 알리고 그 주에 쓴 내용을 짧게 안내하는 글을 작성했습니다. 하지만 이런 글은 막상 링크를 눌러 보면 그저 다른 글의 링크가 나타날 뿐이어서 소셜 네트워크 서비스 상에서 반응이 좋지 않은 것 같았습니다.
그래서 18호 뉴스레터 부터는 뉴스레터 글을 발행하면 글 각각을 소셜 네트워크 서비스 게시물로 만들어 올리도록 정책을 바꿨습니다. 글 제목, 수동으로 작성한 글 요약, 그리고 그림이 포함된 게시물이 생성되며 아직 이전에 비해 효과가 얼마나 있는지 판단하기에는 이른 시점입니다. 하지만 이전의 뉴스레터 발행 소식 게시물일 때에 비해 다른 타임라인에 좀 더 잘 전달되고 있는 것 같기는 합니다. 이 Announce 그룹은 재피어를 통해 자동화 해 앞으로는 명시적으로 수행하지 않게 됩니다.
letter-18 뉴스레터 글 캘린더에 등록하기 태스크는 이전 부터 주중 평일에 소셜 네트워크 서비스를 통해 하루에 글 하나를 공유하던 것을 유지하기 위한 태스크입니다. 뉴스레터를 작성하기 전에도 대략 2022년 여름 즈음부터 항상 하루에 글 하나를 공유하곤 했는데 뉴스레터를 시작했다고 해서 이 체계를 없앨 필요는 없을 것 같아 뉴스레터를 시작한 다음 작성한 글들도 똑같이 캘린더에 등록한 다음 주중 오전에 소셜 네트워크 서비스 타임라인에 나타나게 하고 있습니다. 다만 이전에는 월요일에서 금요일까지 글이 나타나게 했지만 금요일에는 뉴스레터에 포함한 글이 나타나니 금요일에는 공유하지 않도록 바꿨습니다. 다만 글을 쓰는 속도가 공개되는 속도보다 약간 빨라 글이 쌓이면서 2023년 9월 초 현재 지금 작성한 글은 약 12개월 후에 타임라인에 나타나게 됩니다. 이쯤 되면 시의성이고 뭐고 완전 망한 모양새이지만 시의성을 원한다면 뉴스레터에 등록을, 시의성이 크게 상관 없다면 단순히 소셜 네트워크 서비스 계정을 팔로잉 하면 되기 때문에 나름 나쁘지 않은 상태라고 생각하고 있습니다.
이런 과정을 통해 letter-18 뉴스레터 작성과 발송이 모두 완료됩니다. 절차가 뭔가 많아 보이지만 실제로는 그냥 글을 쓰고 태그를 만들어 각 글마다 설정하고 내일 뉴스레터 보낼 거라고 광고하고 뉴스레터를 보내고 그 다음에는 자동으로 뉴스레터를 보냈다며 거기 포함된 글이 소셜 네트워크 서비스에 나타나고 그로부터 12개월이 지난 미래에 매주 주중 오전에 글 링크가 하나씩 나타나기를 반복할 뿐입니다. 스스로가 지독한 게으름뱅이라는 사실을 잘 알고 있기 때문에 그저 뉴스레터를 보내는 목표 하나를 이렇게 작은 일 여러 개로 잘게 나눠 하나 씩 완료해 가며 결국 뉴스레터 하나를 무사히 보내는 과정을 반복하고 있고 이제 체계가 좀 잡힌 덕분에 한동안은 지옥의 게으름뱅이이더라도 이 상태를 유지할 수 있지 않을까 하는 희망적인 생각을 하고 있습니다.
한편 처음 시작할 때에 비해 지금은 구독해 주시는 분들이 좀 더 생겼고 그만큼 발송 버튼을 누를 때 드는 부담도 더 커진 것은 사실입니다. 영상을 보면 되는 요즘 세상에 여전히 글을 읽어 주시고 또 ‘뉴스레터’의 ‘뉴스’와는 별 관계 없는 한 개인이 경험하고 생각한 이야기일 뿐인 텍스트에 관심을 가져 주시는 분들이 계셔서 항상 감사한 마음입니다. 특히 매주 글을 쓰기 위해서는 그만큼 생각해야 하고 생각하기 위해서는 한 주 한 주를 의미 있게 살아가야 한다는 점에서 글을 읽어 주시는 한 분 한 분이 제가 한 주를 의미 있게 살아가도록 도와주시고 계십니다. 지난 20주 동안 글을 읽어 주신 모든 구독자님들께 감사드리고 앞으로도 체계를 조금씩 고쳐 가며 규칙적으로 생각을 공유하도록 노력하겠습니다.
여기 까지 따라와 주신 모든 분들께도 다시 한 번 감사드립니다.
